現代社会では、私たちは忙しい生活を送っており、時間を節約することがますます重要になっています。
そのために行動の手間を削減することは、私たちがより多くの時間を持ち、ストレスを軽減し、生産性を高めることを可能にします。
私はその中でも表題にもある、日々の作業の中のルーティンワークに注目しました。
みなさん、毎日・毎回必ずしている作業や行動はありませんか？
上記のことを、お決まりの所作という意味のルーティンという言葉を用いて「ルーティンワーク」と言います。
ルーティンワークは仕事はもちろん家事や普段の生活の中で自然と生まれてくれるものになります。
当記事では、ルーティンワークの時間削減・負担や手間を軽減する方法を3つのステップでご紹介させていただきます。
まずは、現在行っているルーティンワークを全て洗い出します。
リストアップしチェックリストを作成するのが良いでしょう。
どの業務において、どのようなルーティンワークが存在するのかを明確にします。
たとえば、毎日行っているメールのチェックや、定期的に行う報告書の作成など、業務の中で日々行われている作業はたくさんあります。
しかし、その中には実際には必要のないルーティンワークも存在している可能性があります。
そうした業務を洗い出すことで、無駄な時間や手間を省くことができます。
ルーティンワークを洗い出した後は1つずつ分析してみましょう。
洗い出したルーティンワークについて、以下のような分析を行います。
- その業務において実施する必要があるのか。
- 実施する必要がある場合、どの程度の頻度で行うべきか。
- 実施する必要がある場合、誰が行うべきか。
たとえば、毎日行っているメールのチェックについて考えてみます。
そのメールが重要である場合は、毎日チェックする必要があるでしょう。
しかし、そうでない場合は、チェックの頻度を減らすことで、より効率的に業務を進めることができます。
また、報告書の作成についても、必要な情報や作成の目的に応じて、頻度や担当者を見直すことで、より効果的な業務プロセスを実現することができます。
続いては以下を参照にルーティンワークにかける時間の削減を図りましょう。
- 自動化する。
- デジタル化する。
- テンプレート化する。
- オンライン化する。
- アプリやツールを活用する。
- ワークフローの最適化を図る。
①自動化する。
時代の進化により、人々は手間をかけなくても、必要な作業を自動的に実行することができるようになっていっています。
自動化にすることは、行動の時間を削減するために非常に役立ちます。
私たちが日々の生活で行うことの多いタスクを自動化することで、時間を節約し、ストレスを軽減することができます。
浮いた時間でより多くのことを行うことができるようになります。
以下は自動化ができることの一例になります。
〇スマート家電を使って家電製品を遠隔操作する
〇自動でオンオフしてくれる家庭用電化製品の導入
〇スイッチ一つで家事・買い物を済ませてくれる機器の導入
〇ルンバなどのお掃除ロボットで掃除の時間を短縮
〇食洗器の活用で洗い物の時間を削減
〇体温自動調節機能があるエアコンで都度温度を気にしなくなる。
〇自動車の運転支援機能を使用する
〇メールの自動返信設定
〇音声入力の活用
〇AI Chatbotを活用し、調べ物をすばやく行う・自動で文章や作品を作成してもらう
他にも自動化できることはたくさんありますので、手間だと思ったことは、自動化と調べてみると良いでしょう。
②デジタル化する。
デジタル化は、紙や書類を減らすことで、行動の手間や時間を削減する方法です。
例えば、デジタルファイルを使って書類を整理することができます。
他にも、思い出の物を手放し、写真として残すようにすることで、スペースも広がり、思い出したい時はすぐに画像として表示することができます。
また、オンラインでの決済や書類の提出も可能であり、行動の手間を削減することができます。
最近では、キャッシュレス決済により、財布を持たない方が増えています。
また、PASMO等の交通系のICカードや家の鍵・家電のリモコンなどもスマホ一つあれば代用可能ですので、物を探す手間や持ち運ぶ負担が減ります。
③テンプレートを作成する。
テンプレートを作成するにより、時間を節約できるだけでなく、作業の品質も向上します。
また、同じ作業を繰り返すことによる退屈やモチベーションの低下による、ミス減少にも繋がります。
テンプレートを作成するによって、作業を効率的に行い、同時にストレスを軽減することが可能になります。
どのような場合にテンプレートの作成すれば良いのか、いくつか例をご紹介します。
〇メール・LINEの文章作成
→メールは、ビジネスコミュニケーションに欠かせないものですが、同じようなメールを何度も書くことがあります。
例えば、お礼のメールや質問に対する回答などです。
このような場合、テンプレートを作成することで、同じようなメールを何度も作成する手間を省くことができます。
また、予測変換を活用することでさらに時間を削減できます。
〇報告書の作成
報告書も、同じような内容を何度も書くことがあります。
例えば、営業報告書や進捗報告書などです。
こうした場合には、基本的なフォーマットを作成し、必要な情報を埋め込むことで、効率的に報告書を作成することができます。
〇プレゼンテーション資料の作成
プレゼンテーション資料も、同じような内容を何度も作成することがあります。
例えば、製品説明や企業紹介などです。
こうした場合には、スライドのテンプレートを作成し、必要な情報を埋め込むことで、簡単にプレゼンテーションを作成することができます。
④オンライン化する。
オンラインでのコミュニケーションやミーティングを行うことで、移動時間を省くことができます。
また、オンラインでのコミュニケーションツールを使うことで、迅速に情報を共有することができ、作業の手間を削減することができます。
例としてオンラインショッピングやリモート会議・飲み会、イベントや講演会のネット配信などが挙げられます。
移動時間だけで往復1時間以上かかる場合もありますので、オンライン化を活用して可能な限り移動時間の削減を図りましょう。
⑤アプリやツールを活用する。
ツールの活用は、行動の手間を削減するために非常に役立ちます。
たとえば、タスク管理アプリを使用することで、タスクを管理し、時間を節約することができます。
また、家計簿アプリを使用することで、お金の管理が簡単になり、お金を節約することができます。
ツールの活用は、私たちが日々の生活で行うことの多いタスクを簡単にすることで、時間を節約し、ストレスを軽減することができます。
⑥ワークフローの最適化を図る。
おまけになりますが、自分自身のワークフローを最適化することで、時間と手間を節約することができます。
例えば、よく使うファイルをクラウドストレージに保存し、どこからでもアクセスできるようにすることで、ファイルの探し物や転送にかかる時間を節約することができます。
他にも必要な物を側に置いておくことで、取りに行く時間・探す時間を削ることができるでしょう。
ワークフローの最適化によって、手間と時間を大幅に削減することができます。
いかがでしたでしょうか。
上記の方法を実践することで、私たちは効率的な生活を送ることができます。
ルーティンワークの時間削減・負担や手間を軽減することは、私たちがより多くの時間を持ち、ストレスを軽減し、生産性を高めることを可能にします。
この機会にぜひともルーティンワークを見直してみてください。
毎日の行動を5分削ることができれば、一週間で約30分、一ヶ月で150分ほどの余裕が生まれます。
150分ほどの余裕が生まれれば、趣味や勉強をすることも可能でしょう。。
それでは、ご読了ありがとうございました。
