みなさん「時間のマトリックス」という考え方をご存じでしょうか。
「時間のマトリックス」とは、スティーブン・R・コヴィー作『7つの習慣』という本で紹介されている、「当日やること」を緊急性、重要性の観点で4つの領域に分けるという考え方のことになります。
作業に優先順位を付けることが苦手な方や時間を無駄にしてしまう人は、この記事を読むことで、あなたにとっての必要・不必要な作業の分別がつくようになり、時間を使いこなすことができるようになるでしょう。
「4つの領域に分けるってどういうこと？」と疑問に思われたことでしょう。
その疑問に答える前に「4つの領域」以下に記載しましたのでご覧ください。
4つの領域とは以下の通りになります。
また、分かりやすく言い回しを変えた表現も記載しておりますのでご参考ください。
- ①緊急性(高)×重要性(高)＝「急用作業」
- ②緊急性(低)×重要性(高)＝「手すきでもできる作業」
- ③緊急性(高)×重要性(低)＝「時間を奪われる作業」
- ④緊急性(低)×重要性(低)＝「時間を浪費してしまう行動」
それでは、4種類の領域を見ていただいたところで、各領域について説明していきます。
①緊急性(高)×重要性(高)＝「急ぎの作業」とは。
1つ目は緊急性が高く、重要な作業になります。
優先順位としては1番に対応していく必要があります。
考えている・悩んでいる暇なく行動に移す必要がある作業に該当します。
例として該当する作業としては以下になります。
◎危機・災害の対応
◎アクシデント・クレーム対応
◎病気や事故の対応
◎期限が迫っている作業
など。
②緊急性(低)×重要性(高)＝「手すきでもできる作業」とは。
2つ目は緊急性が低く、重要な作業になります。
優先順位としては2番に対応していく必要があります。
主に自分磨きや自己投資の勉強時間などの作業に該当します。
例として該当する作業としては以下になります。
◎人間関係作り
◎自分磨き(美容・健康・買い物)
◎勉強
◎運動(筋トレ・散歩・ランニングなど)
◎レクリエーション(自主的・創造的な活動)
◎計画・予定を立てる。
など。
③緊急性(高)×重要性(低)＝「時間を奪われる作業」とは。
3つ目は緊急性が高く、些細な作業になります。
優先順位としては3番に対応していく必要があります。
主に人間関係から発する作業の領域で、会社の飲み会や突然の来客など、自分の時間が奪われてしまう作業に該当します。
例として該当する作業としては以下になります。
◎突然の来客(営業・勧誘)
◎重要ではない電話やメール対応
◎中身の無い会議やミーティング
◎無意味な人付き合いや接待(飲み会や食事会)
など。
④緊急性(低)×重要性(低)＝「時間を無駄にする作業」とは。
4つ目は緊急性が低く、些細な行動になります。
優先順位としては4番に対応していく必要があります。
対応していくと言いましたが基本的には「やる必要の無い」行動になります。
ただスマホを眺めたり、ベットでごろごろしたりと、なまけたりしてしまう行動に該当します。
例として該当する作業としては以下になります。
◎テレビやスマホの見過ぎ。
◎ベッドでごろごろとする。
◎すぐにベットから出ずに二度寝する。
◎お風呂に入ることがめんどくさく時間をかけてしまう。
◎何もしない時間(休憩・移動・待ち)
◎意味の無い・無駄な行動
など。
ここまできたら実践あるのみです。
実際にあなたが抱えている作業を上記の説明の元に4つの領域に分けてみましょう。
4つの領域の内、③と④に該当する作業は基本的に「不必要な時間」になります。
ここの作業を削り、「必要な時間」を割合を増やすことで、時間を有意義に使えるようになります。
また、すぐに4つの領域に振り分ける感覚知が身に付けば、緊急性のある作業が突然入ってきても、その都度すぐに対応することも可能になることでしょう。
いかがでしたでしょうか。
当日の作業を4つの領域に分け、順序立てて予定を組むことで、その日一日をスムーズに過ごせるようになり、時間を無駄にすることが減るでしょう。
初めは組み分けに時間がかかるでしょう。
ですが、問題はありません。
ざっくりとでも構いませんので、あなたに合ったペースで少しずつ精度を上げていくと良いでしょう。
あなただけの時間を1分1秒でも長く使えるように是非ともご活用ください。
それでは、ご読了ありがとうございました。
