時間は限られた資源であり、どのように使うかが個人やビジネスの成果に大きく影響します。
効果的なタイムマネジメントとは、「時間を有効活用するためのビジネススキル」であり、目標を達成するためにタスクを効率的に進めることです。
しかし、仕事に集中しすぎて、自身の進捗や目標達成度を振り返る時間がないと感じる人も多いでしょう。
当記事では、振り返りの時間がタイムマネジメントに与える効果とその方法について紹介します。
振り返りとは、自分が行った仕事や活動について客観的に分析し、反省や学びを得ることです。
振り返りを行うことで、以下のようなメリットが得られます。
- 自身の強みや弱点を明確にする。
- 目標達成度や進捗状況を確認する。
- 成功した要因や失敗した要因を特定する。
- 改善策や新たな目標を立てる。
- 自己肯定感やモチベーションを高める。
他にも「確認30秒、手直し3時間」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。
確認をせずに作業を進めてしまうと、修正にするために大幅な時間を奪われてしまうので、面倒くさくても少しでも良いので確認の時間を作りましょうということになります。
振り返りをすることで、ミスが減り、結果的に時間に余裕が生まれることになるんです。
振り返りのスケジュールは、自分の仕事の内容や目標に応じて決めることができます。
一般的には、以下のような頻度で振り返りを行うことが推奨されています。
- 日次：その日の仕事の振り返りを行い、翌日の予定や目標を立てる。約 10 分程度。
- 週次：その週の仕事の振り返りを行い、次週の予定や目標を立てる。約 30 分程度。
- 月次：その月の仕事の振り返りを行い、次月の予定や目標を立てる。約 1 時間程度。
- 四半期ごと：その四半期の仕事の振り返りを行い、次四半期の予定や目標を立てる。約 2 時間程度。
まず振り返りをする際には以下のことを注意すると良いでしょう。
- 目標の評価：設定した目標に対してどの程度達成できたかを評価し、その理由を洗い出します。
- 成果の分析：自身の行動や取り組みの結果を分析し、成功した要因と失敗した要因を特定します。
- 反省と学び：振り返りの中で自身の行動や判断を客観的に反省し、学びを得ることが重要です。過去の経験から得た知識や洞察を次に活かす方法を考えます。
そしてその上で、振り返りシートを作成しましょう。
振り返りシートとは、自分が行った仕事や活動について記録し、評価し、改善策を考えるためのツールです。
振り返りシートにはさまざまな種類がありますが、代表的なものとして以下のようなものがあります。
- KPT法：Keep（良かったこと）、Problem（問題点）、Try（改善策）の3つに分けて記入する方法。
- PDCAサイクル：Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つに分けて記入する方法。
- プラス・デルタ法：プラス（良かったこと）、デルタ（変えたいこと）の2つに分けて記入する方法。
上記からあなたに合った方法を試すと良いでしょう。
ただ振り返るだけでは意味がありません、振り返り、改善策を見出すことで成果に繋がります。
改善策を立案する際には、SMART法を用いると効果的です。
SMART法とは、目標や改善策を以下の5つの要素で設定する方法です。
- Specific（具体的）：何をどのように改善するかを明確にする。
- Measurable（測定可能）：改善の度合いや成果を数値化して評価できるようにする。
- Achievable（達成可能）：現実的かつ挑戦的なレベルで設定する。
- Relevant（関連性）：自分の目標や価値観と整合性があるかを確認する。
- Time-bound（期限付き）：いつまでに達成するかを明確にする。
例えば、仕事の効率を上げるために、メールのチェック回数を減らすという改善策を立てる場合、SMART法で以下のように設定できます。
- Specific（具体的）⇒メールのチェック回数を1日3回に減らす。
- Measurable（測定可能）⇒メールのチェック回数と仕事の進捗状況を記録し、比較する。
- Achievable（達成可能）⇒メールのチェック回数を徐々に減らしていく。
- Relevant（関連性）⇒メールのチェック回数を減らすことで、仕事に集中できるようになり、目標達成に近づく。
- Time-bound（期限付き）⇒1ヶ月後までにメールのチェック回数を1日3回にする。
振り返りの時間をサポートするために、タイムマネジメントツールを活用することもおすすめです。
例えば、タスク管理アプリやプロジェクト管理ツールを使って目標やタスクを管理し、進捗状況を可視化することができます。
タイムマネジメントツールは、自分の時間や仕事を管理しやすくするための便利なツールです。
多くの種類がありますが、ここでは代表的なものを紹介します。
- Googleカレンダー：Googleアカウントで利用できる無料のカレンダーアプリです。予定や目標を登録し、リマインダーや通知機能で管理できます。
- Notion：タスクやプロジェクトを管理できるプロジェクト管理ツールです。チームメンバーと共有したり、コメントや添付ファイルなどでコミュニケーションできます。
- Todoist：シンプルなインターフェースでタスクや目標を管理できる無料のタスク管理アプリです。優先度や期限などでタスクを整理したり、サブタスクやリピート機能などで細かく設定できます。
いかかでしたでしょうか。
振り返りの時間がもたらすタイムマネジメントの効果とその方法について紹介しました。
振り返りは、自身の成長と目標達成に向けた道筋を描くために不可欠なスキルです。
定期的な振り返りのスケジュールを設定し、振り返りシートやSMART法などの手法を活用し、改善策を立案・実行することで、自身のタイムマネジメントスキルを向上させていきましょう。
忙しい日々の中でも、振り返りの時間を優先して確保し、自分の時間を有効活用することができます。
それでは、ご読了ありがとうございました。
